1. Datenschutz Studentisches Wohnen
Datenschutzhinweise für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Wohnraumverwaltung für Wohnanlagenmieter/innen und Wohnanlagenbewerber/innen im Studierendenwerk Düsseldorf.
Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie gemäß der seit dem 25.05.2018 geltenden EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns sowie über die Ihnen zustehenden Rechte.
1.1 Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?
Verantwortlich ist:
Studierendenwerk Düsseldorf AöR
Universitätsstraße 1 | 40225 Düsseldorf
Telefon:0211/81-15777
Internet www.stw-d.de
Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter:
Studierendenwerk Düsseldorf AöR
Universitätsstraße 1 | 40225 Düsseldorf
Telefon: 0211 81-15321
1.2 Welche Daten verarbeiten wir? Welche Quellen nutzen wir?
Für die Vergabe unserer Wohnplätze setzen wir ein Online-Bewerbungsverfahren ein. Die von Ihnen in der Online-Bewerbung eingegebenen Daten verwenden wir ausschließlich für die Vergabe und Verwaltung unserer Wohnplätze. Eine Bewerbung begründet keinen Rechtsanspruch auf den Abschluss eines Mietvertrags. Sofern ein Mietvertrag zustande kommt, werden Ihre Bewerbungsdaten zum Zweck des Mietvertragsabschlusses und der Verwaltung verwendet.
Wir erheben und verarbeiten die Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung um einen Wohnplatz, beim Abschluss des Mietvertrags oder im Rahmen des laufenden Mietverhältnisses bzw. bei dessen Beendigung zur Verfügung stellen. Die von uns verarbeiteten Daten werden grundsätzlich direkt bei Ihnen erhoben. Wir verarbeiten Ihre Daten zur Begründung, Durchführung und Beendigung des Mietverhältnisses.
Ihr Name wird i.d.R. auch dazu verwendet, die jeweilige Klingel, den Briefkasten und das Türschild zu beschriften. Insbesondere bei Mehrpersonen-Appartements kann es je nach baulichen Gegebenheiten vorkommen, dass es eine gemeinsame Klingel und einen gemeinsamen Briefkasten gibt.
Falls Sie eine Schlüsselkarte, einen Code-Chip oder einen Zugangscode erhalten, werden funktionsbedingt Informationen über die Zuordnung des Schlüssels bzw. Berechtigungscodes gespeichert und es wird die Uhrzeit der Nutzung gespeichert. Diese Daten werden von uns nur zur Betriebssicherheit und Wartung und ggf. zur Aufklärung bei einem Missbrauchsverdacht verarbeitet.
Bei der Nutzung von Maschinen, technischen Geräten sowie Zählern für Energieverbräuche in den Wohnanlagen können Betriebsdaten oder Protokolldaten der genutzten Maschinen, Geräte und Energieverbrauchszähler anfallen, die je nach Standort oder Nutzungssituation evtl. einen Personenbezug haben können. Diese Daten werden von uns nur zum Zweck der Betriebssicherheit, Wartung und der Betriebskostenabrechnung und ggf. zur Aufklärung bei einem Missbrauchsverdacht verarbeitet.
Soweit auf einem Wohnanlagengrundstück oder im Wohngebäude eine oder mehrere Videokameras angebracht sind, sind die videoüberwachten Bereiche gekennzeichnet. Eine heimliche Videoüberwachung ist nur in dem Ausnahmefall möglich, dass dies für Ermittlungen im Zusammenhang mit konkreten Anhaltspunkten einer Straftat erforderlich wäre, unter Beachtung aller Datenschutzvorschriften.
1.3 Zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre Daten?
Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sind Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b und c DSGVO für unsere Datenverarbeitung im Zusammenhang mit dem Mietvertrag und zur Erfüllung aller in diesem Zusammenhang bestehenden Rechtspflichten. Soweit wir Dienstleister einschalten, um das Mietverhältnis zu begründen oder durchzuführen, und soweit wir technische Hilfsmittel oder Geräte im Zusammenhang mit dem Mietverhältnis einsetzen, geschieht dies auch auf Basis der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO mit unserem berechtigten Interesse an der effizienten Durchführung unserer Dienstleistungen.
Ergänzende Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO in Verbindung mit § 2 Studierendenwerksgesetz NRW zur Erfüllung unseres gesetzlichen Sozialauftrags für die Studierenden.
Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung basiert, ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO die gesetzliche Rechtsgrundlage – bei Widerruf der Einwilligung behalten wir uns die weitere Verarbeitung auf Basis einer anderen gesetzlichen Rechtsgrundlage – ganz oder teilweise – vor.
Sollten die Daten ggf. zur Rechtsverfolgung erforderlich sein, kann eine Datenverarbeitung auf Basis der Voraussetzungen von Art. 6 DSGVO, insbesondere zur Wahrnehmung von berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO, erfolgen. Unser Interesse besteht dann in der Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen.
1.4 Wer bekommt Ihre Daten?
Ihre Wohnplatz-Bewerbung wird nach Eingang von der Wohnverwaltung bearbeitet. In unserem Studierendenwerk haben grundsätzlich nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die dies für den ordnungsgemäßen Ablauf des Verfahrens benötigen.
Wenn ein Mietvertrag abgeschlossen wird, werden alle erforderlichen Vertragsdaten intern weiterverarbeitet. Dabei haben im Studierendenwerk nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die dies für den ordnungsgemäßen Ablauf des Mietverhältnisses benötigen: Wohnverwaltungsbereich, Hausverwaltungen, Mietbuchhaltung, ggf. Rechnungswesen für Mahnverfahren.
Wir nutzen für die Wohnraumbewerbung, Bewerbungsverwaltung, Vergabe und Verwaltung der Wohnplätze sowie für Ihre Schadensmeldungen spezialisierte Software-Anbieter (z.B. BTS-Software). Diese werden als Dienstleister für uns tätig und können im Zusammenhang mit der Wartung und Pflege der Systeme ggf. auch Kenntnis von Ihren personenbezogenen Daten erhalten, die Datenschutzvorschriften werden dabei beachtet.
Weitere Empfänger Ihrer Daten können auch sonstige externe Dienstleister sein, z. B. Betriebskostenabrechnungsdienstleister, Internetversorger, Post, Sicherheitsdienst, immer nur soweit dies erforderlich ist, im Rahmen der festgelegten Zwecke und unter Beachtung des Datenschutzes.
Bei einem erfolglosen Mahnverfahren werden die notwendigen Daten ggf. an einen Inkassodienstleister weitergeleitet.
1.5 Gibt es für Sie eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?
Im Rahmen eines Mietvertrags müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Mietverhältnisses und für die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir nicht in der Lage sein, den Mietvertrag mit Ihnen durchzuführen. Alle anderen Angaben sind freiwillig. Falls Angaben einer Wohnplatzbewerbung nicht vollständig sind, kann es sein, dass kein Mietverhältnis zustande kommt.
1.6 Werden Ihre Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?
Unsere Datenverarbeitung findet in Deutschland und in der EU statt, eine Übermittlung der Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation findet nicht statt.
1.7 Wie lange werden die Daten gespeichert?
Ihre Bewerbung wird ab Antragstellung 12 Monate lang gespeichert. Nach dieser Zeit wird die Bewerbung automatisch gelöscht, wenn sie vor Ablauf dieses Zeitraums nicht von Ihnen aktualisiert wurde.
Kommt ein Mietvertrag zustande, speichern wir Ihre Daten für die Dauer des Mietverhältnisses und löschen sie nach Ende der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten von 10 Jahren nach Ende der Mietzeit.
1.8 Werden meine Daten auch zu anderen Zwecken genutzt?
Ist beabsichtigt, die personenbezogenen Daten für einen anderen Zweck weiterzuverarbeiten als den, für den sie im Antragsverfahren erhoben wurden, so wird die betroffene Person vor der Weiterverarbeitung über diesen Zweck informiert.
1.9 Recht auf Auskunft / Berichtigung / Löschung / Einschränkung / Übertragung
Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO). Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO). Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Art. 17 und 18 DSGVO). Sie haben unter bestimmten Voraussetzungen ein Recht auf Übertragung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format, wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht und mit Hilfe automatisierter Verfahren erfolgt (Art. 20 DSGVO).
1.10 Recht auf Widerruf
Wenn Sie durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, dass wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten dürfen, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung, die aufgrund der Einwilligung in dem Zeitraum bis zum Widerruf erfolgten ist, nicht berührt. Der Widerruf kann grundsätzlich formfrei eingelegt werden. Aus Nachweisgründen bitten wir Sie jedoch, den Widerruf per Post oder E-Mail zu erklären, an die am Anfang dieses Infoblatts angegebenen Kontaktdaten, bitte verwenden Sie den Betreff „Widerruf der Einwilligung“. Wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen, werden wir die davon betroffenen personenbezogenen Daten nicht weiter verarbeiten und löschen, es sei denn, eine gesetzliche Regelung erlaubt oder verlangt die weitere Verarbeitung (Art. 7 DSGVO).
1.11 Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO):
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e DS-GVO (Datenverarbeitung zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt und die dem Studierendenwerk übertragen wurde) und Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DS-GVO (Datenverarbeitung im Rahmen der Interessenabwägung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Legen Sie berechtigt Widerspruch ein, werden Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeitet, es sei denn, wir können zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Der Widerspruch kann formfrei eingelegt werden. Aus Nachweisgründen bitten wir Sie, den Widerspruch per Post oder E-Mail mitzuteilen, an die am Anfang dieses Infoblatts angegebenen Kontaktdaten, bitte verwenden Sie den Betreff „Widerspruch“.
Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüfen wir, ob die rechtlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind, und Sie erhalten von uns eine entsprechende Mitteilung. Ggf. werden wir Sie bitten, sich zu identifizieren; hierzu sind wir bei bestehenden Zweifeln verpflichtet.
1.12 Beschwerderecht
Sie haben die Möglichkeit, sich mit einer Beschwerde an oben genannten Datenschutzbeauftragten zu wenden, oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde, zum Beispiel an die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf, Tel.: 0211/38 424-0, E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
1.13 Wie können Sie weitere Informationen erhalten?
Bei weiteren Fragen wenden Sie sich bitte an Ihre üblichen Ansprechpartner/innen, die Ihnen gern weiterhelfen, oder an unseren Datenschutzbeauftragten, mit den oben angegebenen Kontaktdaten.
Stand dieser Datenschutzhinweise: September 2018