1. Datenschutz Geschäftspartner
Datenschutzhinweise für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit Geschäftspartnern (Kunden, Lieferanten, Dienstleister etc.) im Studierendenwerks Düsseldorf.
Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie gemäß der seit dem 25.05.2018 geltenden EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns sowie über die Ihnen zustehenden Rechte.
1.1 Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?
Verantwortlich ist:
Studierendenwerk Düsseldorf AöR
Universitätsstraße 1 | 40225 Düsseldorf
Telefon:0211/81-15777
Internet www.stw-d.de
Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter:
Studierendenwerk Düsseldorf AöR
Universitätsstraße 1 | 40225 Düsseldorf
Telefon: 0211 81-15321
1.2 Welche Daten verarbeiten wir? Welche Quellen nutzen wir?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die Sie uns im Rahmen von Geschäftsbeziehungen als Geschäftspartner (Kunden, Lieferanten, Dienstleister etc.) über das Kontaktformular unserer Homepage, telefonisch, elektronisch, schriftlich oder auch persönlich zur Verfügung stellen.
Das sind personenbezogene Daten wie Namen, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefon-/Faxnummer, Geburtsdaten, Bankverbindung bei Kunden zudem ggf. Bonitätsdaten, Staatsangehörigkeit und Ausweisdaten.
1.3 Zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre Daten?
Die Verarbeitung erfolgt zum Zwecke der eindeutigen Identifizierung des Geschäftspartners sowie der Anbahnung, Durchführung, Verwaltung und Abwicklung von Verträgen, der Bewertung von Bonität und Sicherheiten, der Erstellung von Abrechnungen, Gutschriften, der Verwaltung und Durchsetzung von Forderungen, Begleichung von Verbindlichkeiten, der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, der Datensicherheit sowie im Interesse einer umfangreichen Kundenbetreuung.
Zur Kommunikation verarbeiten wir zudem die Namen und Kontaktdaten der Ansprechpartner beim Geschäftspartner.
Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und der weiteren Datenschutzgesetze im Rahmen Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 a DSGVO, zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten gem. Art. 6 Abs. 1 b DSGVO, zur Erfüllung rechtlicher Pflichten gem. Art. 6 Abs. 1 c DSGVO und im Rahmen der Interessenabwägung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen gem. Art. 6 Abs. 1 f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse hierbei besteht in der Kontaktaufnahme zur Vertragsanbahnung und zur Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen.
Die freiwillig angegebenen Daten werden ausschließlich für die Zwecke verwendet, für die sie überlassen wurden. Es besteht keine Pflicht zur Bereitstellung von Daten. Falls Ihre Angaben jedoch nicht vollständig sind, kann sich dies negativ auf einen möglichen Vertragsabschluss oder die Geschäftsverbindung auswirken.
Sollten die Daten ggf. zur Rechtsverfolgung erforderlich sein, kann eine Datenverarbeitung auf Basis der Voraussetzungen von Art. 6 DSGVO, insbesondere zur Wahrnehmung von berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO, erfolgen. Unser Interesse besteht dann in der Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen.
1.4 Wer bekommt Ihre Daten?
Wir nutzen für die Organisation, Verwaltung und Durchführung der Geschäftsbeziehungen spezialisierte Software-Anbieter. Diese werden als Dienstleister für uns tätig und können im Zusammenhang mit der Wartung und Pflege der Systeme ggf. auch Kenntnis von Ihren personenbezogenen Daten erhalten; die Datenschutzvorschriften werden dabei beachtet.
Darüber hinaus werden Ihre Daten intern ausschließlich den Personen in unserem Hause zur Verfügung gestellt, die diese für die Abwicklung der Geschäftsbeziehungen benötigen.
Nach erfolglosem Mahnverfahren werden Ihre Daten zur Verfolgung unserer berechtigten Ansprüche ggf. an ein Inkassounternehmen weitergeleitet.
1.5 Gibt es für Sie eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?
Im Rahmen des Aufbaus, der Führung und der Abwicklung einer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung sowie die mit der Erfüllung z.B. vertraglicher Verpflichtungen einer von Ihnen und dem Studierendenwerk gewollten Geschäftsbeziehung erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten sind wir nicht in der Lage, die Geschäftsbeziehung mit Ihnen zu führen. Falls Daten nicht vollständig sind, kann es sein, dass eine Geschäftsbeziehung nicht zustande kommt bzw. nicht (weiter-) geführt werden kann. Darüber hinausgehende Daten sind freiwillig.
1.6 Werden Ihre Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?
Unsere Datenverarbeitung findet in Deutschland und in der EU statt, eine Übermittlung der Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation findet nicht statt.
1.7 Wie lange werden die Daten gespeichert?
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit Geschäftsbeziehungen von uns abgefragt werden, werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Vertragsabwicklung und eventuelle nachträgliche vertragsbezogene Korrespondenz nötig ist bzw. im Falle handels- und/oder steuerrechtlich relevanter Dokumente, die personenbezogene Daten enthalten, so lange, wie die gesetzlichen Fristen des Handelsgesetzbuches und der Abgabenordnung eine Aufbewahrung dieser Dokumente vorsehen.
Bei allgemeinen Anfragen, die per E-Mail oder Kontaktformular an uns gerichtet werden, werden die entsprechenden personenbezogenen Daten nur zum Zwecke der jeweiligen Korrespondenz gespeichert. Eine darüber hinausgehende Verarbeitung findet nicht statt. E-Mails werden entsprechend der gesetzlichen Vorgaben gelöscht.
1.8 Werden meine Daten auch zu anderen Zwecken genutzt?
Ist beabsichtigt, die personenbezogenen Daten für einen anderen Zweck weiterzuverarbeiten als den, für den sie im Antragsverfahren erhoben wurden, so wird die betroffene Person vor der Weiterverarbeitung über diesen Zweck informiert.
1.9 Recht auf Auskunft / Berichtigung / Löschung / Einschränkung / Übertragung
Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO). Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO). Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Art. 17 und 18 DSGVO). Sie haben unter bestimmten Voraussetzungen ein Recht auf Übertragung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format, wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht und mit Hilfe automatisierter Verfahren erfolgt (Art. 20 DSGVO).
1.10 Recht auf Widerruf
Wenn Sie durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, dass wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten dürfen, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung, die aufgrund der Einwilligung in dem Zeitraum bis zum Widerruf erfolgten ist, nicht berührt. Der Widerruf kann grundsätzlich formfrei eingelegt werden. Aus Nachweisgründen bitten wir Sie jedoch, den Widerruf per Post oder E-Mail zu erklären, an die am Anfang dieses Infoblatts angegebenen Kontaktdaten, bitte verwenden Sie den Betreff „Widerruf der Einwilligung“. Wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen, werden wir die davon betroffenen personenbezogenen Daten nicht weiter verarbeiten und löschen, es sei denn, eine gesetzliche Regelung erlaubt oder verlangt die weitere Verarbeitung (Art. 7 DSGVO).
1.11 Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO):
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e DS-GVO (Datenverarbeitung zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt und die dem Studierendenwerk übertragen wurde) und Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DS-GVO (Datenverarbeitung im Rahmen der Interessenabwägung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Legen Sie berechtigt Widerspruch ein, werden Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeitet, es sei denn, wir können zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Der Widerspruch kann formfrei eingelegt werden. Aus Nachweisgründen bitten wir Sie, den Widerspruch per Post oder E-Mail mitzuteilen, an die am Anfang dieses Infoblatts angegebenen Kontaktdaten, bitte verwenden Sie den Betreff „Widerspruch“.
Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüfen wir, ob die rechtlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind, und Sie erhalten von uns eine entsprechende Mitteilung. Ggf. werden wir Sie bitten, sich zu identifizieren; hierzu sind wir bei bestehenden Zweifeln verpflichtet.
1.12 Beschwerderecht
Sie haben die Möglichkeit, sich mit einer Beschwerde an oben genannten Datenschutzbeauftragten zu wenden, oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde, zum Beispiel an die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf, Tel.: 0211/38 424-0, E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
1.13 Wie können Sie weitere Informationen erhalten?
Bei weiteren Fragen wenden Sie sich bitte an Ihre üblichen Ansprechpartner/innen, die Ihnen gern weiterhelfen, oder an unseren Datenschutzbeauftragten, mit den oben angegebenen Kontaktdaten.
Stand dieser Datenschutzhinweise: September 2018